Studio Dobrych Rozwiązań

Dobrzemieszkaj.pl - projektowanie, aranżacja wnętrz, wystrój mieszkania

Fot. Avery Zweckform.jpg

  • Autor: Urszula Grynczel-Aronowicz
  • 05 lut 2014 05:46

Jak utrzymać porządek w domowym biurze?

Chciałbyś, aby w domowym biurze zapanował porządek? Zacznij od podstaw. Prawidłowo zorganizowane archiwum daje możliwość szybkiego dostępu do potrzebnych dokumentów, dzięki czemu zaoszczędzisz cenny czas oraz miejsce w gabinecie.

Domowe biuro jest siedzibą firmy, miejscem spotkań biznesowych, jak i przestrzenią kreatywną. Żeby jednak gabinet sprzyjał atmosferze pracy należy utrzymywać w nim porządek zarówno na biurku, jak i w bazie dokumentów.

Teczki i segregatory

Chociaż wiele osób może przerażać ilość nagromadzonych faktur czy umów, to ich zorganizowanie nie musi być trudne i czasochłonne. Wystarczy zaopatrzyć się w teczki i segregatory,  odpowiednio oznaczyć ich grzbiety lub używać przekładek indeksujących, które pozwolą na szybkie odnalezienie dokumentu, który właśnie jest potrzebny. 

Fot. Porta.jpg
Fot. Porta.jpg

Archiwizacja dokumentów jest niezbędna do prawidłowego funkcjonowania firmy.  Polega ona na nadaniu prawidłowego układu dokumentacji. Regularnie powtarzana gwarantuje właściwe funkcjonowanie archiwum.

Z wykorzystaniem etykiet na segregatory możesz stworzyć łatwy w zarządzaniu system archiwizacji, który pozwoli natychmiast zlokalizować potrzebny dokument, zaoszczędzając tym samym nerwy. Ponadto etykiety czy specjalne naklejki nadadzą segregatorom i teczkom profesjonalny i estetyczny wygląd. 

Etykiety. Fot. Avery Zweckform.jpg
Etykiety. Fot. Avery Zweckform.jpg

Porządek w dokumentach

Profesjonalne etykiety czy kolorowe karteczki to sposób na oznaczenie nie tylko teczek, ale i poszczególnych dokumentów. Wystarczy tylko na konkretne pismo przykleić oznaczenie, które nada mu odpowiedni status, np. rachunku do zapłacenia, zamówienia w realizacji, potwierdzenia przelewu czy umowy do podpisania. Jeśli zmieni się status dokumentu, szybko można go zaktualizować usuwając kolorową etykietkę.

Segregacja nie tylko na papierze

W biurze nie tylko dokumenty w formie papierowej wymagają segregacji i usystematyzowania. Zwłaszcza że coraz częściej wszelkiego rodzaju wzory umów, sprawozdania, raporty i prezentacje przygotowywane są w formie cyfrowej.

Badania laboratoryjne pokazują, że dane przechowywane na nośnikach CD nie powinny zniknąć przynajmniej przez 15 lat. Warto więc skopiować najważniejsze dokumenty na dyski zewnętrzne na wypadek awarii systemu komputerowego i utraty danych. Pamiętajmy jednak o tym, żeby płyty były odpowiednio podpisane. A jeśli będą wykorzystane w zewnętrznym obiegu, zadbajmy też o ich estetykę. 

Fot. dedekor.pl.jpg
Fot. dedekor.pl.jpg

WASZE KOMENTARZE (1) + DODAJ KOMENTARZ

NEWSLETTER DOBRZEMIESZKAJ.PL

Najciekawsze artykuły z serwisu Dobrze Mieszkaj codziennie w Twojej skrzynce

GALERIE PROJEKTANTÓW

ARCHITEKT RADZI

W tym tygodniu na pytania czytelników portalu odpowiada:

Autorskie Studio Projektu QUBATURA