Nowe oblicze biur i coworkingów: o zmianach w organizacji miejsca pracy

Autor: Katarzyna Masłowska
05 gru 2018 09:06

Nowe wymagania pracowników i nowoczesne metody zarządzania firmami sprawiają, że stale ewoluuje podejście do urządzania miejsc pracy – zarówno w „klasycznych” biurach, jak również w coworkingach.

Nowe wymagania pracowników i nowoczesne metody zarządzania firmami sprawiają, że stale ewoluuje podejście do urządzania miejsc pracy – zarówno w „klasycznych” biurach, jak również w coworkingach.

Pracodawcy, organizując miejsce do pracy, w coraz większym stopniu uwzględniają głos pracowników i najnowsze badania dotyczące komfortu i wydajności pracy. Kluczowe jest takie urządzenie biura, które stawia na komfort zatrudnionych, co z kolei oraz przekuwa się na większą kreatywność i wydajność zespołu.

Przestrzeń do pracy dla korporacji, małych i średnich firm, start-upów oraz freelancerów. Coworking przebojem wpisuje się do świadomości polskich przedsiębiorców. Jak projektować elastyczne powierzchnie biurowe? Na te pytania odpowiadali prelegenci Forum Dobrego Designu.

Preludium do dyskusji stanowiła prezentacja pt. „Coworkingi. Biura, które zmieniają reguły gry”. Jej autorką była Aleksandra Krawsz, Marketing & PR Manager Kinnarps Polska. Współpraca, współtworzenie i współdzielenie – to trzy czynniki oddające charakter przestrzeni coworkingowych. Przeprowadzone przez Kinnarps badania, zakończone raportem o trendach w urządzaniu coworkingów, wykazały, że ich zaprojektowanie i urządzenie wcale nie jest łatwe. Oczywiście nie mamy jednocześnie do czynienia z upadkiem biur w tradycyjnym rozumieniu i masowym przejściu do coworkingów. Wzrasta ich popularność i świadomość architektów co do charakteru projektowanej przestrzeni. Naprzeciw zmianom zachodzącym w organizacji pracy wychodzą, poza samymi projektantami, producenci mebli, podłóg oraz innych elementów wyposażenia.
Jak zaznaczyła prelegentka: Dużym przyczynkiem do rozłącznej popularności coworkingów jest charakter dzisiejszy biznesu, który jest obciążony wieloma ryzykami. Mówimy, że współczesny biznes jest turbulentny, w dużym stopniu nieprzewidywalny. Cechują się one kruchością i małą odpornością na zmiany i sytuacje kryzysowe. Wyróżniamy trzy postawy wobec kryzysu: kruchość, odporność i antykruchość (czyli przezwyciężenie problemów i wyjście z nich ze wzmocniona pozycją). Właśnie tę postawę antykruchą wspierają przestrzenie coworkingowe. Przekładając to na organizację pracy: biuro kruche to tradycyjna przestrzeń oparta na boksach, gabinetach. Inną postawą odzwierciedlającą walkę ze zmianami i kryzysami jest przestrzeń open space, która też nie jest w stanie w elastyczny sposób odpowiadać na zmiany. Odzwierciedleniem postawy antykruchej jest próbą przebudowania przestrzeni pracy na tzw. activity base working (wiele przestrzeni wspomagających różnorodne zadania). Tego typu przestrzeniami, jeszcze bardziej elastycznymi są coworkingi, gdzie poza różnorodnością zadań, mamy do czynienia z różnorodnością działających w jednym miejscu podmiotów (od jednoosobowych działalności po korporacje).

Możemy wyróżni 4 typy coworkingów:
- coworking sponsorowany – np. inkubatory często sponsorowane przez miasto lub pod patronatem wielkiej firmy np. Nokia ma taki coworking we Wrocławiu.
- coworking abonamentowy – najczęściej spotykana forma, oparta na wynajęciu przestrzeni rożnym firmom przez właściciela przestrzeni;
- coworkingi dedykowane – to najnowsza forma – cała tworzona przestrzeń jest przeznaczona na potrzeby pracujących na rzecz wielkiej firmy, np. We Work For IBM czy przestrzeń dla Facebooka.
- coworking spółdzielczy/towarzyski – w nim grupa współtworzących go jednostek korzysta z tej samej przestrzeni tworząc specyficzny ekosystem.

Coworkingi przysypały rynek biurowy w wielu miastach. Popularność tego typu przestrzeni pracy wynika z tego, że najemca ma zdecydowanie obniżone koszty, a w wypadku firm na dorobku jest to idealne rozwiązanie. Coworkingi są też nowym wyzwaniem dla architektów – projekt „kroczący”, zgodny z ideą projektowania agile - podsumowała Aleksandra Krawsz.

W tradycyjnym rozumieniu użytkownik końcowy biura (pracownik) to jest po prostu koszt. Wszystkie jego oczekiwania względem organizacji miejsca pracy to są zwyczajne fanaberie. W przypadku coworkingów nieuwzględnienie potrzeb członka społeczności może skutkować jego rezygnacją z korzystania ze wspólnej przestrzeni.

Najwięcej wyzwań w urządzaniu przestrzeni wspólnej czeka architektów. Sam proces projektowy – nie ma tradycyjnej analizy stanu faktycznego ani struktury organizacji. Tu musimy antycypować wszystkie potrzeby przyszłych członków coworkingu.

Coworking jest oczywiście formą interesującą i dynamicznie rozwijającą się, ale uczestnicy rozmawiali również o głównych kierunkach rozwoju związanych z urządzaniem przestrzeni biurowych.

Anna Tomaszewska, architekt, FBT Pracownia Architektury i Urbanistyki zauważyła, że: Przestrzeń biurowa, nawet ta w tradycyjnym rozumieniu, ulega obecnie ciągłej modyfikacji. Miejsce wspólnej pracy – gdzie można się komunikować i integrować zyskuje na znaczeniu. Obszary, w których pracownicy wspólnie spędzają czas są niesamowitą płaszczyzną samorealizacji dla wielu pracowników. Nabierają znaczenia również w tradycyjnych biurach. Spotkanie i inspiracje poddane przez innych daję moc kreatywnych działań. My jako architekci staramy się wprowadzać trendy wizjonerskie w planowaniu biur. Trendy te m.in. zmierzają do szukania wspólnej przestrzeni. Rozpoczynając pracę nad przestrzenią biurową staramy się tworzyć poprzez design emocje, które sprawia, że ludzie będą się dobrze czuli się w takim wnętrzu – i w efekcie przełoży się to na ich kreatywność. My inspirujemy się ludźmi, dla których projektujemy, ale tworzymy też inspirującą przestrzeń – architekcie i designerzy żyją z użytkownikami współczesnych biur w pewnej symbiozie – wymieniamy się wspólną energią. Poza meblami ważnym aspektem kreowania przestrzeni do pracy jest dobry projekt oświetlenia.

Jak zaznaczyli wszyscy prelegenci – na przestrzeni ostatnich lat obserwujemy ewolucję nie tylko rynku pracy, ale też przestrzeni biurowych. Te ostatnie zmieniają się niezwykle dynamicznie. jak zauważył Paweł Panek, design manager, MIXD Interior Experience Design: Poszukiwanie wspólnej przestrzeni jest istotne, pobudza kreatywność. To przekuwa się na wydajność zawodową i też życie prywatne. Praca we wspólnym biurze, które jest coraz bardziej atrakcyjne daje korzyści przede wszystkim w wymiarze pozafinansowym. Potrzeba kontaktów społecznych jest niezwykle silna i nie da się na dłuższą metę pracować jedynie z domu, w izolacji od innych grup zawodowych. Obecnie, w czasach pracownika, rolą pracodawcy jest zapewnienie przestrzeni do pracy właśnie na warunkach osób zatrudnionych. Coraz większa mobilność ludzi, wrażenia i obserwacje zebrane z całego świata też sprzyjają modyfikacjom w urządzaniu przestrzeni do pracy w Polsce. 

W naszych coworkingach stawiamy na przestrzeń wspólną. Mamy wśród naszych klientów i duże korporacje, i start-upy, jak również freelancerów. W tym momencie nasi najemcy większość czasu spędzają w przyjaznej atmosferze, w przestrzeni wspólnej. Kilka lat temu chodzili tam tylko na kawę lub lunch. – zauważył Michał Kwinta, Senior Community Manager, Mindspace. Liczy się nie tylko umiejętne zaprojektowanie wnętrza do pracy – społeczność coworkingową trzeba też aktywizować. Dlatego organizujemy wydarzenia integrujące naszą społeczność coworkingową: happy hour czy eventy, w które angażujemy wszystkich członków społeczności. Podczas takich imprez tworzymy platformę do wzajamenego poznawania się. Na szczycie potrzeb coworkerów jest maksymalizacja spotkań, w których mogą poznawać działalność innych. 50 % członków Mindspace prowadzi ze sobą wzajemnie interesy – to jest dla nas niesamowicie istotne.

Ważnym elementem spotkania była próba odpowiedzi na pytanie: jak producenci mebli i wyposażenia reagują na potrzeby kreowania wspólnej przestrzeni? Próbę odpowiedzi podjęła m.in. Aleksandra Krawsz: badamy trendy i potrzeby pracowników, aby dostarczyć pożądany produkt. Proces projektowania seii mebli biurowych przypomina nieco proces projektowania samochodu – całość trwa około 2 lat. Mebel musi być intuicyjny w obsłudze, „sam się czytać”. Fotele, stoły i inne meble, z których korzysta wiele osób, muszą pasować do każdego użytkownika. Wielofunkcyjność i elastyczność to kolejne cechy mebli dedykowanych coworkingom. Inna cecha to mobilność stanowiska pracy oraz wielofunkcyjność rozwiązań. Pojawiają się już np. stoły, które mogą pełnić role stołu kuchennego, jak również biurka czy stołu do spotkań i zebrań.

Poza meblami ważnym aspektem kreowania przestrzeni do pracy jest dobry projekt oświetlenia – zaznaczyła Anna Tomaszewska. Projektujemy lampy dekoracyjne jako wyposażenie ustronnych zakątków, w których można usiąść i skupić się. Meble też ewoluują – tworzone są rozwiązania do pracy na stojąco lub w pozycji półleżącej. Kanapy, obecne w wielu przestrzeniach biurowych – odpowiednio ustawione mogą służyć zarówno nieformalnym spotkaniom przy kawie, jak również być miejscem ważnych rozmów biznesowych. Ważną rolę w tworzeniu przyjaznych przestrzeni odgrywają też miękkie tkaniny, metale i inne elementy, które kojarzą nam się z nowoczesnością. Proponowany przez nas design ma być po prostu odpowiedzią na potrzeby odbiorów wnętrza. Intuicyjność i prostota to ważne, ale wprowadzamy też elementy sztuki do wnętrz. Nasze biura maja nute koloru, ale zwykle projektujemy kolory ziemi – chcemy być tłem i nie chcemy konkurować z tym, co dzieje się w tym wnętrzu przeznaczonym do pracy.

Kładziemy nacisk na kontekst domowy – ważna jest poduszka czy obraz na ścianie. Chcemy stworzyć ludziom przestrzeń do kreatywności na każdym poziomie. Obserwując mieszkańców Biznes Linka, zauważyliśmy, że nawet ci, którzy wybierają przestrzenie zamknięte i wynajmują nasze biura, to na długie godziny przenoszą się na przestrzeń wspólną – dodała Urszula Hollanek.

Jak zaznaczył Tomasz Kwarta, Area Sales Manager, Pergo: Życie codzienne zlewa się z pracą i wzajemnie się przenikają. Dzieląc wspólną przestrzeń (w biurze czy coworkingu) musimy też zwrócić uwagę , aby innym nie przeszkadzać. Jednym z kluczowych elementów jest akustyka i cisza, dlatego zwrócę uwagę na podłogę. Z punktu widzenia użytkownika liczy się oczywiście jej estetyka,ale też to, że jest odpowiednio „cicha”. Z kolei właściciel biura czy przestrzeni coworkingowej doceni możliwość jej szybkiej wymiany.

Miejsca do pracy ciągle ewoluują. Młodzi ludzie wchodzą do coworkingu i czują się jak u siebie. Stasi bacznie obserwują, ale też szybko się się integrują. Podsumowując, wszystko zmierza w kierunku zwiększenia kreatywności, między innymi poprzez właśnie wspólne przestrzeni i możliwość wymiany myśli z ludźmi działającymi w wielu różnych branżach. - spuentował spotkanie Michał Kwinta.

W dyskusji udział wzięli:
Paweł Panek, design manager, MIXD Interior Experience Design
Aleksandra Krawsz, Marketing & PR Manager Kinnarps Polska
Tomasz Kwarta, Area Sales Manager, Pergo
Michał Kwinta, Senior Community Manager, Mindspace
Anna Tomaszewska, architekt, FBT Pracownia Architektury i Urbanistyki
Urszula Hollanek, CEO, Business Link
Moderacja: Mariusz Golak, redaktor, magazyn Meble Plus, redaktor meble.com.pl

Partner Główny

Partnerzy

Partnerzy Wspierający

Patronat Medialny